Datenschutzerklärung

Hinweis zum Stand dieser Seite: Diese Erklärung beschreibt den tatsächlichen, aktuellen Funktionsumfang von Docmiro während der Test-/Entwicklungsphase (Android- und iOS-App, noch nicht im Play Store bzw. App Store veröffentlicht) und wurde mit KI-Unterstützung auf Basis der DSGVO erstellt. Vor der öffentlichen Veröffentlichung in den App-Stores wird sie zusätzlich rechtlich geprüft.

1. Verantwortlicher

Lars Loris
Westring 30
76437 Rastatt
Deutschland
E-Mail: kontakt@docmiro.de

2. Übersicht: welche Daten wo verarbeitet werden

Docmiro folgt bewusst einem „Lokal-first"-Grundsatz: Ihre Dokumente (Fotos/Dateien) verlassen im aktuellen „Light"-Funktionsumfang zu keinem Zeitpunkt Ihr Gerät. Verarbeitet werden serverseitig ausschließlich Ihre Kontodaten sowie der bereits auf dem Gerät erkannte Text zur KI-Analyse — nicht das Dokument oder Bild selbst.

3. Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort (bei uns ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, niemals im Klartext). Optional können Sie einen Anzeigenamen angeben. Falls Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) aktivieren, speichern wir das dafür notwendige Geheimnis verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Missbrauchsabwehr protokollieren wir sicherheitsrelevante Ereignisse (z. B. Login-Versuche, IP-Adresse, Zeitpunkt) für einen begrenzten Zeitraum (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Kontosicherheit). Pro Anmeldung speichern wir zudem einen Sitzungs-/Geräteeintrag (interne Kennung, Gerätename bzw. App-/Browser-Kennung, Zeitpunkt der letzten Aktivität), damit Anmeldungen verwaltet und widerrufen werden können. Eine eigene Gerätekennung Ihres Geräts (z. B. Werbe-ID) lesen wir nicht aus; eine Nutzungsanalyse oder Werbe-Tracking findet in der App nicht statt.

4. Dokumente, Texterkennung und KI-Analyse

Fotografieren oder importieren Sie ein Dokument, läuft die Texterkennung (OCR) direkt und ausschließlich auf Ihrem Gerät (Android: ML Kit, iOS: Apple Vision, jeweils offline). Das Bild/die Datei selbst wird niemals an unsere Server übertragen und bleibt im privaten, appeigenen Speicher Ihres Geräts.

Nur der auf Ihrem Gerät bereits erkannte Text wird — sofern Sie eine KI-Auswertung anstoßen — an unseren Server und von dort zur strukturierten Extraktion (z. B. Vertragspartner, Fristen, Kosten) an die Anthropic PBC (San Francisco, USA), Anbieter des KI-Modells „Claude", übermittelt. Unser Server speichert diesen Text nicht dauerhaft, sondern reicht ihn nur zur Verarbeitung weiter und protokolliert lediglich ein schlankes Nutzungs-/Kosten-Protokoll (verwendetes Modell, Token-Anzahl, Erfolg/ Fehlschlag) ohne den eigentlichen Textinhalt.

Da Anthropic in den USA ansässig ist, findet insoweit eine Datenübermittlung in ein Drittland statt. Diese stützen wir auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit Anthropic sowie ergänzend auf die Teilnahme von Anthropic am EU-US Data Privacy Framework, soweit anwendbar. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), da die KI-Analyse eine von Ihnen aktiv angeforderte Kernfunktion der App ist.

Die von der KI vorgeschlagenen Angaben werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung als Vertrag/Frist in Ihrem Konto gespeichert (lokal auf dem Gerät bzw. serverseitig nur soweit für Abo-/Kostenprüfung erforderlich, siehe Punkt 2).

5. Zahlungsdaten

Kostenpflichtige Tarife werden ausschließlich über Google Play Billing abgewickelt. Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten) erheben, verarbeiten oder speichern wir zu keinem Zeitpunkt selbst — diese verbleiben vollständig bei Google. Wir erhalten von Google lediglich die Bestätigung eines erfolgreichen Kaufs (Kauf-Token, gebuchter Tarif, Ablaufdatum) zur Freischaltung Ihres Tarifs. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Google. Die iOS-App bietet aktuell keine kostenpflichtigen Käufe an; sollten künftig Käufe über den Apple App Store angeboten werden, verbleiben Zahlungsdaten entsprechend bei Apple.

6. E-Mail-Versand

Für Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzung und ggf. Benachrichtigungen versenden wir E-Mails über einen von uns selbst betriebenen Mailserver (keine Weitergabe an einen externen E-Mail-Marketing-Dienstleister). Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse sowie der jeweilige Nachrichteninhalt. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7. Push-Benachrichtigungen

Lokale Erinnerungen (z. B. an Kündigungsfristen) werden ausschließlich geräteseitig geplant (Android WorkManager bzw. lokale Mitteilungen unter iOS) und verlassen Ihr Gerät nicht.

8. Vorab-Anmeldung (Warteliste)

Wenn Sie sich über das Formular auf dieser Webseite für die Warteliste anmelden, erheben wir Ihren Vornamen, Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse sowie zur Missbrauchsvermeidung Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt der Anmeldung. Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um Sie per E-Mail zu benachrichtigen, sobald Docmiro im Play Store bzw. App Store verfügbar ist. Ihre Anmeldung sowie eine spätere Abmeldung bestätigen wir Ihnen jeweils zusätzlich per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Ihre freiwillig erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Löschung Ihres Eintrags können Sie jederzeit selbst über das Abmelde-Formular auf dieser Seite (Angabe Ihrer E-Mail-Adresse genügt) oder formlos per E-Mail an die oben genannte Adresse verlangen; spätestens nach dem Start in den App-Stores und der Benachrichtigung werden die Wartelisten-Daten gelöscht, sofern keine weitere Einwilligung (z. B. Nutzerkonto in der App) vorliegt.

9. Server-Log-Dateien

Beim Aufruf dieser Website und beim Zugriff der App auf unsere Server erhebt und speichert der Server automatisch technisch notwendige Informationen in Server-Log-Dateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Adresse, verwendeter Client. Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Sicherheit (u. a. Erkennung von Missbrauch, Absicherung des Admin-Bereichs, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.

10. Cookies

Diese Website setzt keine Cookies ein, die eine Einwilligung erfordern würden. Innerhalb der App werden keine Cookies verwendet.

11. Speicherdauer und Löschung

Kontobezogene Daten speichern wir für die Dauer Ihres Nutzungsvertrags. Nach Löschung Ihres Kontos werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. handels-/steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Zahlungsbelege). Eine Kontolöschung können Sie jederzeit über die App oder formlos per E-Mail an die oben genannte Adresse verlangen.

12. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) und ein Beschwerderecht bei der für Sie zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z. B. die Warteliste, siehe Punkt 8), können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Kontakt siehe Punkt 1.

13. Änderungen dieser Erklärung

Sobald Docmiro weitere Funktionen bereitstellt, die zusätzliche Datenverarbeitungen erfordern (z. B. die geplante Cloud-Synchronisation, weitere Analytics- oder KI-Anbieter), wird diese Datenschutzerklärung vor Veröffentlichung der jeweiligen Funktion entsprechend erweitert und aktualisiert.